プライバシーポリシー

1. 適用範囲と本サービスにおける役割

本ポリシーは、本サービスを利用するワークスペースのオーナーおよびメンバー、紹介事業者の担当者、予約者、応募者、商談相手、会議参加者、問い合わせを行う方その他本サービスに関係する方に適用されます。

ワークスペースが、自らの業務目的で予約者、応募者、顧客、会議参加者等の情報を本サービスへ登録する場合、その情報を取得・利用する目的や権限を決めるのは当該ワークスペースです。当社は、利用契約、ワークスペースの設定および適用法令に従い、本サービスを提供するために当該情報を取り扱います。

2. 取得する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

1. アカウントおよびワークスペース情報
   氏名、表示名、メールアドレス、プロフィール画像、所属先、ワークスペース名・種別・サブドメイン、役割、権限、メンバー構成、ログインおよび招待の状態
2. 日程調整および連絡先情報
   予約者の氏名、メールアドレス、電話番号、希望日時、タイムゾーン、予約・変更・キャンセル履歴、予約ページへの回答、メッセージ、通知先および会議URL
3. 採用・紹介・商談に関する情報
   履歴書・職務経歴書等の添付ファイル、応募情報、候補者プロフィール、求人・選考・評価・オファー、紹介事業者との連絡、顧客・取引先・商談・活動・タスクに関する情報
4. 外部サービス連携情報
   GoogleまたはMicrosoftのアカウント識別子、メールアドレス、プロフィール、OAuthトークン、許可済みスコープ、カレンダー・予定・空き時間、ZoomのユーザーID・メールアドレス・OAuthトークン、利用者が指定したGoogleスプレッドシート、Slack・Chatwork等の通知先および連携設定
5. 会議、録画およびAI機能に関する情報
   会議のタイトル、URL、日時、参加者、映像、音声、文字起こし、話者・発話時刻、要約、メモ、評価、アクション項目、共有・再生履歴、およびこれらをもとに生成される分析・提案等の成果物
6. 利用・端末・セキュリティ情報
   IPアドレス、ブラウザ・端末・OS、アクセス日時、参照元、操作履歴、Cookie・セッション識別子、認証・監査・障害・不正利用検知に必要なログ
7. 契約、請求および問い合わせ情報
   契約プラン、ライセンス、請求先、決済事業者から受け取る顧客・支払・請求書の識別情報、問い合わせ内容、連絡履歴およびプライバシーポリシーへの同意記録

当社は、利用者本人からの入力、ワークスペースの管理者または他の利用者からの登録、外部サービスとのOAuth連携、API・Webhook、Cookieその他本サービスの利用に伴う自動取得により、これらの情報を取得します。

3. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で利用します。

1. 本人確認、認証、アカウント・ワークスペース・権限の管理
2. 日程調整、予約ページ、カレンダー同期、オンライン会議URLの発行、通知およびリマインダーの提供
3. 連絡先、採用、紹介事業者ポータル、商談、録画、文字起こし、要約、検索、共有、AI支援その他本サービスの機能の提供
4. 契約、ライセンス、利用量、請求、決済、返金および会計の管理
5. 問い合わせ対応、本人からの請求への対応、重要なお知らせおよびサポートの提供
6. 利用者が希望した場合の新機能、更新情報、キャンペーン等の案内、および配信停止の管理
7. 障害対応、品質改善、利用状況の集計、セキュリティ確保、不正利用・規約違反の検知と防止
8. 法令の遵守、権利の行使・防御、および上記の目的に合理的に付随する目的

利用目的を、本人が通常予期できる範囲を超えて変更する場合は、変更後の目的を公表し、法令または外部APIのポリシー上必要なときは、あらためて同意を取得します。

4. Google、Microsoft、Zoomその他の外部サービス連携

本サービスは、利用者が許可した範囲でGoogle Calendar、Google Sheets、Microsoft Outlook Calendar、Zoomその他の外部サービスのAPIを利用します。取得した予定・空き時間等は、日程候補の算出、予定の作成・変更、オンライン会議の設定、利用者が有効にしたカレンダー監視および指定先へのデータ同期に利用します。

Google Workspace APIから取得した情報の利用は、Google API Services User Data PolicyおよびGoogle Workspace API User Data and Developer PolicyのLimited Use要件を含む各ポリシーに従います。当社は、当該情報を利用者に表示される本サービス機能の提供・改善、セキュリティ対応または法令遵守のために必要な範囲でのみ利用し、広告、リターゲティング、信用評価、データ販売、または本サービスの利用者向け機能とは別の汎用AIモデルの学習には利用しません。

利用者は、外部サービス側または本サービスの連携設定から認可を取り消せます。連携を解除すると対象機能は停止しますが、連携中に作成された予定、本サービスへ登録済みの業務記録、または利用者が管理するスプレッドシート等の情報は自動では削除されない場合があります。利用者がGoogleスプレッドシート等への同期を有効にする場合、同期先における情報管理と本人への必要な通知は、当該利用者またはワークスペースの責任で行うものとします。

5. 録画およびAIによる処理

本サービスは、利用者が録画機能またはAI機能を有効にした場合、会議の映像・音声・参加者情報・文字起こし、応募書類、自由記述、求人・商談・評価等の業務情報を、録画再生、文字起こし、要約、検索、会議分析、候補者・求人の照合、文案・提案の生成等のために処理します。処理には、当社の録画・会議解析基盤のほか、Amazon Bedrock等のクラウドAIサービスを利用することがあります。

当社は、これらの情報を、本サービスの利用者向け機能とは別の汎用AIモデルの学習、広告、第三者への販売または信用評価のために利用しません。当社の担当者が内容を閲覧するのは、利用者が依頼した具体的なサポート、セキュリティ・不正利用対応、法令対応、または個人を識別しない集計による内部運用に必要な場合に限定します。

AIの出力には誤りや偏りが含まれる可能性があります。本サービスは、採用・雇用その他個人に重要な影響を与える最終判断を自動で行うものではありません。利用者は、出力の根拠と正確性を確認し、適切な人による判断を行う必要があります。

6. Chrome拡張機能による会議録画

本サービスは、Google Chromeのブラウザ拡張機能（以下「拡張機能」といいます）を用いてGoogle Meetの会議を録画できます。拡張機能がデータを採取するのは、利用者が拡張機能内でデータの取扱いに 同意し、Schedlyと連携している場合に限ります。利用者がMeet画面の録画ボタン、拡張機能の ポップアップ、キーボードショートカットまたは右クリックメニューから録画を開始すると、参加者別の 音声、参加者名および発話タイムラインの採取を開始します。会議のタブ映像は、利用者が 「映像も録る」を選んだ会議に限り取得します。

会議への参加だけで採取を開始する自動開始は既定でオフです。利用者が拡張機能の設定で自動開始を 明示的にオンにした場合に限り、Schedlyと連携済みの状態でGoogle Meetへ参加した時点から採取を 開始します。利用者がデータの取扱いに同意していない場合、またはSchedlyと連携していない場合は、自動・手動を問わず何も採取しません。

採取したデータは、利用者がSchedlyにログインしている場合に、ログイン済み利用者の権限を確認した うえで会議中に順次アップロードされ、録画の保存、文字起こし、要約およびAI解析に利用されます。 Schedlyにログインしていない場合はサーバへ送信されません。利用者は、録画の停止、設定からの 利用停止、または拡張機能の無効化・削除により、それ以降の採取を停止できます。取得する情報および 利用目的は、次のとおりです。

1. 会議の映像（画面および共有資料を含みます）
   録画の再生および会議内容の確認のために取得します。
2. 会議参加者および録画者本人の音声
   録画の再生、文字起こしおよび会議解析のために取得します。
3. 参加者名および発話タイムライン（誰がいつ発言したか）
   話者の区別、文字起こし、要約および会議解析のために取得します。
4. 会議URL、開始・終了時刻および録画状態
   録画の識別、対象会議との紐付け、ならびに品質および障害の調査のために取得します。
5. 上記をもとに生成される文字起こし、要約、AI解析およびその派生成果物
   録画の再生補助、検索、要約、会議解析および提案の提供のために利用します。

録画中に拡張機能内で一時的に保持されるデータ、およびアップロードが完了する前の断片は、録画の確定・中止または一定時間の無通信により破棄される一時データです。これに対し、録画の確定後の録画本体、音声、文字起こしおよびAI成果物は、サーバ側に保存され、後記「保存期間および削除」の定めに従って取り扱います。

Schedlyへのログイン状態を示すCookieは、拡張機能がSchedlyのサーバへ録画に必要なリクエストを送る際に、ブラウザが自動的に付与します。拡張機能自体は、このCookieの値や認証トークンを読み取り・保存しません。録画の対象となる会議、ワークスペースおよび録画権限は、ログイン済みの利用者としてSchedlyのサーバ側で確定します。

処理先、保存および削除

録画データは、次の役割を担う仕組みを通じて処理されます。

1. Schedly Capture BFF（録画中継基盤）
   拡張機能は録画処理基盤を直接呼び出さず、Schedlyのサーバが、ログイン済み利用者の権限を確認したうえで、録画の開始、アップロード用URLの発行および確定を代理で行います。会議の映像・音声そのものはこの中継基盤を経由しません。
2. 署名付きオブジェクトストレージ
   拡張機能は、Schedlyが発行する有効期限付きの署名付きURLを用いて、録画データをオブジェクトストレージへ直接送信します。当該URLは短時間で失効します。
3. 当社の録画・会議解析基盤
   送信された録画をもとに、文字起こし、要約、AI解析等の処理を行います。

各データの保存期間は、後記「保存期間および削除」の定めに従います。録画中および送信中の一時データは前記のとおり破棄され、確定した録画本体、音声、文字起こしおよびAI成果物は、利用者による録画の削除、またはワークスペースの削除処理まで保存します。ただし、Meeting AIを利用できない利用者（Free）がChrome拡張機能により録画した録画本体および音声は、録画の完了から3日後に削除します。録画本体は、作成から90日後に低頻度アクセス向けの保管階層へ移行することがありますが、これは削除ではありません。

利用者は、本サービス上の削除機能により録画および関連する成果物を削除できます。拡張機能によるそれ以降の録画の停止（利用停止）は、ワークスペースの設定、または拡張機能の無効化・削除により行えます。録画の取扱いに関するお問い合わせは、後記「お問い合わせ窓口」または本サービス上のサポート窓口へご連絡ください。

録画データは、通信時にTLSにより暗号化し、保存時にも暗号化します。録画へのアクセスは、ワークスペース、役割・権限、および録画ごとに設定された公開範囲に基づいて制御します。

拡張機能で取得したデータの限定利用（Limited Use）

拡張機能が取得したデータの利用は、Chrome Web Storeの限定利用（Limited Use）要件に従い、次のとおり取り扱います。

1. 拡張機能の単一の目的である会議の録画・文字起こし・会議解析の提供、改善および保護のためにのみ利用します。
2. これらのデータを、広告、リターゲティングまたは信用評価には利用せず、第三者へ販売しません。第三者への移転は、上記の単一の目的の提供・改善に必要な場合（前記「処理先、保存および削除」に記載するオブジェクトストレージへの送信、および後記「委託先および外部サービス事業者」に定める委託先での処理を含みます）、法令の遵守に必要な場合、セキュリティ上の問題への対応に必要な場合、または合併・買収その他の事業承継に必要な場合を除き、行いません。また、これらのデータを、本サービスの利用者向け機能とは別の汎用AIモデルの学習には利用しません。
3. 当社の担当者が録画データそのものの内容を閲覧するのは、(a) 利用者が、対象となる録画・データおよび閲覧の目的を示したうえで、その閲覧に個別に同意した場合、(b) セキュリティ上の問題への対応に必要な場合、または (c) 法令上必要な場合に限定します。内部運用（品質改善、利用状況の把握等）の目的で当社の担当者が扱うのは、個人を識別できない形に集計・匿名化された情報に限り、この目的で生の録画内容を閲覧することはありません。

会議参加者への告知および同意

会議の録画にあたり、法令上必要となる録画の告知および参加者の同意の取得は、録画を行うワークスペースおよび利用者の責任で行うものとします。拡張機能が表示する録画中を示す表示（拡張機能アイコン上の「REC」バッジ）は録画者本人に向けたものであり、会議参加者への告知を代替するものではありません。利用者は、適用される法令に従い、会議参加者へ必要な告知および同意の取得を自ら行ってください。

7. Cookieおよびアクセス情報

当社は、ログイン状態の維持、OAuth認証・不正アクセス防止、ワークスペースの識別、画面設定の保存、障害調査および利用状況の把握のため、Cookie、ブラウザのローカルストレージ・セッションストレージおよびアクセスログを利用します。認証に必要なCookieを無効にすると、本サービスの一部または全部を利用できない場合があります。

8. 委託先および外部サービス事業者

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、クラウドホスティング・ストレージ・メール・AI処理を提供するAmazon Web Services、認証・カレンダー・会議等を提供するGoogle、MicrosoftおよびZoom、決済を提供するStripe、ならびに利用者が有効にした通知先であるSlackおよびChatwork等の事業者へ情報の取扱いを委託し、または利用者の指示に基づいて情報を送信します。

当社は、委託先の選定、契約上の守秘・安全管理義務、アクセス制御その他必要かつ適切な監督を行います。決済カード情報は原則として決済事業者が直接取り扱い、当社は完全なカード番号を保存しません。

9. 第三者提供および利用者による共有

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。個人情報保護法上の委託、事業承継および共同利用に該当する場合は、同法に従って取り扱います。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成に特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国または地方公共団体等の法定事務への協力が必要で、本人の同意により当該事務へ支障が生じるおそれがある場合
5. 利用者が外部サービス連携、通知、データ同期、録画の共有リンクその他の機能を有効にし、その指示に従って送信する場合

ワークスペースの設定により、情報が他のメンバー、チーム、予約の担当者・同席者、紹介事業者、外部共有リンクを知る者等に表示される場合があります。ワークスペースのオーナーおよび権限を持つメンバーは、公開範囲とアクセス権を適切に設定してください。

10. 国外での取扱い

外部サービス事業者またはその再委託先が国外に所在する場合、情報が国外で保存または処理されることがあります。当社は、適用法令に従い、契約上・組織上・技術上の保護措置を確認し、必要な情報提供または同意取得を行います。利用する国・地域や保護措置の詳細は、法令上必要な範囲でお問い合わせ窓口から案内します。

11. 保存期間および削除

当社は、利用目的の達成に必要な期間、契約の存続期間、および法令・紛争対応・不正防止・監査上必要な期間に限って情報を保存し、不要になった情報を削除または匿名化します。主な取扱いは次のとおりです。

• ワークスペースに属する予約、連絡先、採用、商談、録画、AI成果物および設定は、個別の削除操作またはワークスペース削除処理により、本サービスの通常利用中のデータベースおよびストレージから削除します。当社の録画・会議解析基盤を含む関連システムにも削除処理を行いますが、システムの処理状況または障害により、削除完了まで時間を要する場合があります。
• アカウントとGoogle・Microsoftの認証情報は複数のワークスペースで利用できるため、一つのワークスペースから離脱・削除しても、他の所属先またはアカウントが残る限り保持される場合があります。
• カスタムフォームで送信された履歴書・職務経歴書等の添付ファイルは、アクセスを制限したストレージに最大1年間保存します。ダウンロード用URLは原則として予約日から90日まで有効で、権限を持つ利用者はそれ以前にも失効させられます。
• 録画本体は作成から90日後に低頻度アクセス向けの保管階層へ移行することがありますが、この移行は削除ではありません。録画と関連する文字起こし・AI成果物は、利用者が録画の削除を行うか、ワークスペース削除処理の対象となるまで保持し、その後は前項の方法で削除処理を行います。ただし、Meeting AIを利用できない利用者（Free）がChrome拡張機能により録画した録画本体および音声は、録画の完了から3日後に削除します。
• 請求書・返金等の会計証跡および監査証跡は、ワークスペースとの直接の紐付けを外して仮名化した上で7年間保持する場合があります。
• バックアップ、配信抑止記録、セキュリティログ、法的保存義務または訴訟ホールドの対象情報は、通常の削除後も必要な期間保持される場合があります。バックアップ上の情報は所定の更新サイクルで上書きされ、通常業務では利用しません。

利用者は、本サービス上で提供される削除機能を使うか、ワークスペースの管理者または当社のお問い合わせ窓口へ連絡できます。ワークスペースが管理する予約者・応募者等の情報については、まず当該ワークスペースへお問い合わせください。

12. 安全管理措置

当社は、取り扱う情報に応じ、次の安全管理措置を講じます。

• TLS等による通信の暗号化、ストレージの暗号化、およびOAuthトークン等の機密情報の暗号化保存
• ワークスペース、役割、権限および録画の公開範囲に基づくアクセス制御、認証情報の保護、操作・監査ログの記録
• 業務上必要な担当者へのアクセス限定、従業者への教育、委託先の選定と監督
• 脆弱性・障害・不正アクセスの監視、バックアップ、インシデント対応、および安全管理措置の定期的な見直し

13. 開示、訂正、利用停止等の請求

本人は、当社が保有する本人の保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録を含みます）、訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者提供の停止を、適用法令に従って請求できます。当社は、本人確認を行った上で、法令に定める期間・方法により対応し、全部または一部に応じない場合はその理由を通知します。手続の詳細はお問い合わせ窓口へご連絡ください。

14. 未成年者の情報

未成年者が、法定代理人の同意を要する情報を本サービスへ提供する場合は、事前に必要な同意を得てください。ワークスペースが未成年者の情報を登録・利用する場合も、適用法令に基づく説明、同意その他の手続を行う責任を負います。

15. 本ポリシーの変更

当社は、法令、本サービスまたは情報の取扱いの変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、本サービス上での表示、登録メールアドレスへの通知その他適切な方法により周知し、必要な場合はあらためて同意を取得します。改定後の本ポリシーは、別途定める場合を除き、本ウェブサイトへの掲載時から適用されます。

16. お問い合わせ窓口

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、次の窓口へご連絡ください。

運営事業者
合同会社 Vanguard Creators
所在地：東京都豊島区西池袋3-21-13-805
代表：岩元 雄聖

スケどり プライバシー窓口
Email: privacy@schedly.jp

制定・改定

2026年9月19日 改定